Les signes qu'il est temps de changer
Un tableur ou une base Airtable devient un problème quand l'organisme dépend d'elle plus qu'elle ne peut supporter. Voici des signes qui reviennent souvent :
- il existe plusieurs versions du même fichier, et personne ne sait laquelle est la bonne;
- une seule personne comprend vraiment comment le fichier fonctionne;
- les formules cassent, les doublons s'accumulent et les erreurs de saisie passent inaperçues;
- tout le monde voit tout, alors que certaines personnes ne devraient pas voir certaines données;
- des renseignements personnels (membres, donateurs, bénévoles, participants) circulent par courriel en pièces jointes;
- on ne peut pas savoir qui a modifié quoi, ni quand;
- produire un rapport pour un bailleur de fonds prend des jours;
- le coût par utilisateur augmente à mesure que l'équipe et les bénévoles s'ajoutent.
Si trois de ces points ou plus vous sont familiers, il est raisonnable de comparer les options.
Remplacer n'est pas toujours la bonne réponse
Il y a trois grandes options, et la meilleure dépend de votre situation :
| Option | Convient quand | À surveiller |
|---|---|---|
| Mieux structurer ce que vous avez (Excel, Airtable) | Le besoin est simple, peu de personnes modifient les données et peu de renseignements sont sensibles. | La qualité dépend encore de la discipline des personnes; le contrôle des accès est limité. |
| Adopter un logiciel spécialisé | Votre besoin ressemble à celui de beaucoup d'organismes (dépenses, dons, adhésions). | Fonctions en trop ou en moins, coût par utilisateur, et l'endroit où vivent vos données. |
| Faire construire une application sur mesure | Votre processus est propre à votre mission et aucun outil ne le couvre bien. | Investissement initial plus élevé; il faut quelqu'un pour la faire évoluer. |
Pour la gestion des dépenses, par exemple, un outil spécialisé comme Neo-Frais règle le problème sans rien faire construire.
Une marche à suivre en six étapes
- Inventorier. Listez les fichiers et bases, les personnes qui les utilisent, les données qu'ils contiennent et lesquelles sont sensibles.
- Décrire les processus réels. Qui saisit quoi, qui approuve, qui produit quels rapports. Souvent, on découvre des étapes qui n'ont plus de raison d'être.
- Nettoyer et structurer les données. Éliminez les doublons, uniformisez les listes et donnez un identifiant unique à chaque personne ou dossier.
- Choisir l'option. Structurer, adopter un logiciel ou faire construire : le tableau ci-dessus aide à trancher.
- Migrer avec un essai en parallèle. Faites fonctionner l'ancien et le nouveau système ensemble pendant un cycle complet, puis comparez les résultats.
- Former et fermer l'ancien fichier. Formez les utilisateurs, puis conservez l'ancien fichier en lecture seule comme archive.
Les pièges à éviter
- Migrer le désordre tel quel. Un mauvais classement dans un nouvel outil reste un mauvais classement.
- Tout remplacer d'un coup. Commencez par le processus qui vous fait perdre le plus de temps.
- Oublier la sortie. Avant d'adopter un outil, vérifiez que vous pourrez en exporter vos données dans un format lisible.
- Perdre l'historique. Gardez une copie archivée de l'ancien système.
- Ne désigner personne. Une personne doit être responsable de l'outil, de ses accès et de ses mises à jour.
Un mot sur les renseignements personnels
Si vos fichiers contiennent des renseignements personnels, la façon de les conserver et de les partager compte autant que l'outil. Les services en ligne comme Airtable ou Microsoft 365 sont exploités par des entreprises établies à l'étranger, et la Loi 25 prévoit une évaluation préalable avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec. Cela ne veut pas dire qu'il faut quitter ces outils, mais qu'il faut savoir ce que vous y mettez. Les obligations sont résumées, avec leurs sources officielles, sur la page de Cap Commun consacrée à la Loi 25. Ce n'est pas un avis juridique.