Quand une application sur mesure se justifie
Un logiciel du commerce est souvent le bon choix : moins cher, déjà éprouvé, mis à jour par quelqu'un d'autre. Une application sur mesure se justifie plutôt dans les situations suivantes :
- Votre façon de travailler est propre à votre mission ou à vos programmes, et aucun outil du marché ne la respecte sans compromis coûteux.
- Vous jonglez avec plusieurs outils et fichiers qui ne communiquent pas, et la même information est saisie trois fois.
- Vos bailleurs de fonds exigent des rapports dont la préparation prend des jours chaque année.
- Vous manipulez des renseignements sensibles et vous voulez décider vous-même où ils vivent et qui y accède.
- L'outil sera utilisé tous les jours par des employés ou des bénévoles qui ne sont pas des spécialistes de l'informatique.
Exemples d'applications pour un OBNL
Voici le genre d'applications qu'un organisme peut avoir intérêt à faire construire. Ce sont des exemples d'usages, pas une liste de produits :
- la gestion des membres, des bénévoles et de leurs disponibilités;
- les inscriptions aux activités et le suivi des présences;
- le suivi des dossiers ou des demandes de services, avec un contrôle strict de qui voit quoi;
- le suivi des subventions, des échéances et de la reddition de comptes;
- les demandes et approbations internes, sur le principe de Neo-Frais pour les dépenses;
- un portail pour les participants ou les partenaires.
Comment nous travaillons ensemble
- Cadrage. Nous clarifions le besoin, les personnes qui utiliseront l'outil, les contraintes (budget, bailleurs de fonds, renseignements sensibles) et ce qui compterait comme une réussite.
- Conception. Je prépare les parcours des utilisateurs et des maquettes que vous validez avant que l'on construise quoi que ce soit, et nous décidons ensemble de ce qui se fait en premier.
- Construction par étapes. L'application se bâtit en parties utilisables, avec des démonstrations régulières pour que vous orientiez le projet.
- Mise en service et suivi. Formation de l'équipe, documentation simple et accompagnement pour faire évoluer l'outil avec l'organisme.
J'utilise l'intelligence artificielle comme outil pour avancer plus vite. Les choix de conception et les décisions importantes restent les miens, discutés avec vous.
Vos données et la Loi 25
Avant de bâtir quoi que ce soit, on établit quels renseignements personnels l'application traitera, qui y aura accès, où ils seront hébergés et comment l'organisme pourra les récupérer. Mon principe : vos données restent les vôtres, dans un format que vous pouvez exporter, et les comptes essentiels sont ouverts au nom de l'organisme plutôt que d'une personne.
La Loi 25 ne prévoit aucune exemption pour les OBNL : dès que vous recueillez des renseignements sur vos membres, vos donateurs, vos bénévoles ou vos employés, des obligations s'appliquent (responsable désigné et publié, politique de confidentialité, registre des incidents, évaluation avant de communiquer des renseignements hors Québec). Elles sont résumées avec leurs sources officielles sur la page de Cap Commun consacrée à la Loi 25. Ce n'est pas un avis juridique.
Combien ça coûte?
Aucun prix n'est affiché, parce qu'il dépend de la portée : le nombre de personnes qui utiliseront l'outil, la complexité des règles, les intégrations nécessaires et les exigences de sécurité. Le coût se discute après un premier échange, une fois votre besoin bien compris. Une application peut aussi se bâtir par étapes, en commençant par la partie qui vous fait gagner le plus de temps.