Le problème : un tableur, des reçus perdus et une reddition de comptes en sprint
Dans la plupart des organismes, la gestion des dépenses ressemble à ceci : un tableur qu'il faut refaire, des reçus perdus dans une boîte de courriel, des relances répétées pour une pièce justificative manquante et une reddition de comptes qui devient une course de dernière minute. Neo-Frais est conçu pour que la demande, l'approbation et le remboursement restent toujours reliés.
Trois modules, un seul endroit
- Autorisation préalable. Faire approuver une dépense avant de l'engager. On liste les articles prévus, avec quantité et prix unitaire, et le total se calcule tout seul. Toute demande de remboursement ou de déplacement peut s'y rattacher.
- Remboursement. Déclarer une dépense déjà payée. Chaque ligne exige au moins une pièce justificative, et vous pouvez photographier le reçu pour que l'application préremplisse la ligne.
- Déplacement. Un seul rapport qui regroupe les justificatifs (hôtel, transport), les repas au per diem et le kilométrage.
Un circuit d'approbation qui ne bloque personne
Vous écrivez des règles simples, par exemple « au-delà de 500 $, deux approbateurs » ou « à l'étranger, trois », et l'application s'occupe du reste. Les approbateurs travaillent en parallèle plutôt qu'en cascade : une absence ne bloque pas tout le monde. Un membre du conseil d'administration ou un bénévole peut approuver depuis son courriel, en deux clics, sans créer de compte.
Ce qui fait la différence
- Per diem à jour. Chaque nuit, l'application relit les taux de repas du gouvernement du Canada et les convertit en dollars canadiens au taux de la Banque du Canada. Le montant d'origine, la devise, le taux et la date sont conservés.
- Taxes ventilées sur chaque ligne. TPS, TVQ, TVH et autres taxes sont saisies ligne par ligne, y compris pour les per diem et le kilométrage. Elles ne sont pas recalculées à partir du total.
- Photographier le reçu plutôt que tout retaper. Chaque champ prérempli est marqué « à vérifier » avant d'être ajouté.
- Un remboursement qui correspond au montant débité. En devise étrangère, on inscrit le montant réellement débité du compte, pour ne jamais sous-rembourser une personne qui a avancé l'argent de sa poche.
- Une trace de chaque décision. Chaque dépense est rattachée à un projet, et chaque décision garde sa trace : qui, quand, pourquoi.
Neo-Frais ou tableur?
| Critère | Tableur | Neo-Frais |
|---|---|---|
| Pièces justificatives | Reçus dans des courriels ou des dossiers | Au moins une pièce obligatoire par ligne de remboursement |
| Approbations | Courriels et relances | Règles écrites, approbateurs en parallèle, décision depuis le courriel |
| Per diem et kilométrage | Taux saisis et mis à jour à la main | Taux de repas du gouvernement du Canada mis à jour chaque nuit |
| Taxes | Souvent calculées à partir du total | Ventilées sur chaque ligne (TPS, TVQ, TVH) |
| Traçabilité | Dépend de la discipline de chacun | Qui, quand, pourquoi, pour chaque décision |
| Reddition de comptes | À reconstituer en fin d'exercice | Dépenses rattachées à un projet |
Pour qui?
- Direction générale. Un problème réglé sans alourdir le budget ni ajouter un outil compliqué à gérer.
- Responsable des finances. Des dépenses rattachées à des projets, avec les taxes et les pièces au bon endroit.
- Employés et bénévoles. Envoyer un reçu sans apprendre un logiciel de plus, et approuver depuis son courriel.
Tarifs et accès
Au moment de la rédaction (octobre 2026) : Neo-Frais est gratuit pour les organismes de 1 à 5 employés, sans limite de durée et sans carte de crédit. Au-delà, les plans payants commencent à 59 $ par mois et incluent toutes les fonctionnalités. Les prix à jour sont affichés sur neo-frais.com.
L'accès se demande en ligne : une personne vérifie chaque organisme avant de l'ouvrir, ce qui prend généralement quelques jours ouvrables.
Ce que Neo-Frais ne fait pas pour l'instant
Il n'y a pas d'intégration directe avec les logiciels comptables comme QuickBooks, Sage ou Acomba. L'échange se fait par un export CSV et par un PDF envoyé automatiquement à votre service comptable dès qu'une demande est approuvée. Il n'y a pas non plus de conversion automatique des devises étrangères au taux officiel : c'est un choix délibéré, pour ne jamais sous-rembourser.